Términos y Condiciones de Uso
Fecha de entrada en vigor: 15 de agosto de 2026
1.Identificación del proveedor
Los presentes Términos y Condiciones de Uso regulan el acceso y utilización de la plataforma Redys Documents, en adelante el "Servicio" o la "Plataforma".
El Servicio es operado por:
Redys Soluciones Tecnológicas
Hermosillo, Sonora, México
contacto@redysdocuments.com
2.Aceptación de los Términos
Al registrarse, aceptar una invitación, iniciar sesión, contratar un plan o utilizar Redys Documents, el usuario y, cuando corresponda, la empresa u organización a la que representa aceptan quedar sujetos a estos Términos.
Cuando una persona utiliza el Servicio por cuenta de una empresa, declara tener autorización suficiente para actuar en nombre de dicha organización.
Si el usuario no acepta estos Términos, deberá abstenerse de utilizar la Plataforma.
Determinadas cuentas empresariales podrán estar sujetas adicionalmente a órdenes de servicio, propuestas comerciales, contratos, acuerdos de procesamiento de datos u otras condiciones particulares. En caso de contradicción respecto de una materia específicamente negociada, prevalecerá el acuerdo particular correspondiente.
3.Descripción de Redys Documents
Redys Documents es una plataforma SaaS de gestión documental, formularios electrónicos y automatización de flujos de trabajo destinada principalmente a empresas y organizaciones.
Entre otras funciones, la Plataforma permite:
- Crear y administrar plantillas de formularios
- Generar versiones de dichas plantillas
- Asignar formularios a usuarios
- Capturar información operativa
- Establecer procesos de revisión y aprobación
- Administrar áreas y usuarios
- Configurar alertas basadas en valores o umbrales
- Generar dashboards y reportes
- Realizar exportaciones en formatos como PDF o Excel
- Configurar notificaciones
- Programar formularios recurrentes
- Enviar comunicaciones
- Capturar firmas electrónicas manuscritas
- Mantener registros de auditoría
- Utilizar herramientas técnicas de diagnóstico y reporte de errores
Redys podrá añadir, modificar o retirar funcionalidades conforme evolucione el Servicio, de acuerdo con estos Términos.
4.Naturaleza SaaS y arquitectura multi-tenant
Redys Documents es un servicio alojado por Redys. El Cliente no recibe una instalación independiente del código fuente ni administra directamente la infraestructura principal del Servicio.
La Plataforma utiliza una arquitectura multi-tenant, mediante la cual distintos Clientes pueden utilizar infraestructura compartida manteniendo una separación lógica de cuentas y datos.
El plan básico opera mediante: app.redysdocuments.com
Los planes que lo contemplen podrán proporcionar subdominios personalizados, por ejemplo: tuempresa.redysdocuments.com
La utilización de un subdominio personalizado no significa, salvo acuerdo expreso, que el Cliente disponga de infraestructura, servidores o bases de datos físicamente independientes.
Redys implementará controles de autorización destinados a evitar que un Cliente pueda consultar información perteneciente a otro Cliente.
5.Requisitos de acceso y registro
El acceso a la Plataforma puede producirse mediante:
- Cuenta creada por un administrador
- Invitación mediante token enviado por correo electrónico
- Autenticación mediante credenciales
- Google OAuth
- Otros mecanismos que Redys incorpore
Cada usuario deberá proporcionar información verdadera y mantener actualizados sus datos.
El usuario es responsable de proteger su contraseña, su sesión, sus dispositivos, sus mecanismos de autenticación y cualquier PIN asociado a funciones de firma.
Las credenciales son personales y no deberán compartirse. El usuario deberá informar a Redys o al administrador de su organización si sospecha que sus credenciales han sido comprometidas.
6.Roles y permisos
La Plataforma utiliza un sistema jerárquico de roles:
- super_admin — Administración global o cross-company, funciones de soporte y generación de invitaciones
- admin — Administra usuarios, configuración y recursos de una empresa
- manager — Gestiona áreas, plantillas y recursos operativos
- supervisor — Revisa, comenta, aprueba o rechaza formularios
- user — Completa y gestiona formularios asignados
Los permisos exactos podrán evolucionar y ser restringidos por configuración, empresa, área, recurso o Plan. El Cliente es responsable de asignar correctamente los privilegios a sus usuarios.
7.Responsabilidades del Cliente
La empresa u organización contratante será responsable de:
- Determinar qué personas tendrán acceso a su cuenta
- Configurar correctamente sus roles y permisos
- Determinar qué información se introduce en formularios
- Contar con las bases legales necesarias para tratar información de terceros
- Informar a dichas personas sobre el tratamiento de sus datos cuando resulte obligatorio
- Evitar introducir información cuya recopilación o tratamiento sea ilegal
- Revisar y configurar apropiadamente sus flujos de aprobación
- Mantener actualizada la información de sus usuarios
- Establecer procedimientos internos relacionados con firmas y autorizaciones
- Utilizar las funciones de exportación y conservación conforme a sus obligaciones legales
- Cumplir las disposiciones aplicables a su industria
Redys proporciona una herramienta tecnológica y no determina por sí mismo las obligaciones regulatorias específicas aplicables a la actividad del Cliente.
8.Funcionalidades del Servicio
Redys podrá proporcionar, dependiendo del Plan contratado, funciones como:
Plantillas de formularios
Creación, edición, publicación y versionado de plantillas utilizadas para capturar información.
Flujos de aprobación
Asignación de formularios y procesos de revisión por usuarios con diferentes roles.
Alertas
Campos configurados con parámetros o límites pueden generar alertas cuando determinados valores excedan los umbrales establecidos. Las alertas constituyen herramientas auxiliares y no sustituyen controles humanos, regulatorios o de seguridad propios del Cliente.
Reportes y dashboards
La Plataforma puede generar reportes, métricas, gráficos y dashboards configurables utilizando los datos disponibles.
Exportaciones
Determinados reportes podrán procesarse asincrónicamente y generar archivos descargables, incluyendo PDF o Excel. Los archivos temporales podrán eliminarse después del periodo de retención configurado.
Programación de formularios
El Cliente podrá configurar frecuencias diarias, semanales, mensuales u otras disponibles para notificar a usuarios que deben completar determinados formularios.
9.Formularios, documentos y versionado
Redys Documents utiliza mecanismos de versionado destinados a preservar evidencia histórica de determinados documentos y configuraciones.
Las versiones publicadas de determinadas plantillas pueden almacenarse como snapshots inmutables. Del mismo modo, formularios completados, enviados, revisados o aprobados pueden conservar versiones históricas.
La finalidad de la inmutabilidad es proteger la trazabilidad y permitir conocer el estado de la información en diferentes momentos.
El Cliente reconoce que determinadas acciones de "editar" un documento pueden, por diseño, crear una nueva versión sin modificar retroactivamente versiones anteriores.
10.Firmas electrónicas y PIN de firma
Redys Documents puede permitir que un usuario capture gráficamente una firma manuscrita mediante un dispositivo electrónico. La Plataforma podrá asociar a dicha firma información adicional como usuario, documento, fecha y hora, compañía, flujo de aprobación, registros de actividad y verificación mediante PIN.
El PIN de firma consiste en un código de cuatro dígitos y se almacena utilizando un hash, no en texto plano. Después de cinco intentos fallidos consecutivos, la Plataforma puede bloquear temporalmente nuevos intentos durante aproximadamente quince minutos.
Responsabilidad sobre el PIN
El usuario deberá mantener confidencial su PIN. La introducción correcta del PIN desde una sesión autenticada podrá utilizarse como elemento técnico de atribución de la acción al usuario correspondiente.
El usuario no deberá: revelar su PIN, permitir que otra persona firme utilizando su cuenta, registrar una firma perteneciente a otra persona, o utilizar credenciales ajenas.
Alcance jurídico
Los registros electrónicos generados por Redys Documents podrán utilizarse como evidencia de acciones realizadas dentro de la Plataforma, sujeto a la legislación aplicable.
Sin embargo, la función estándar de firma de Redys Documents no se declara automáticamente como Firma Electrónica Avanzada, Firma Electrónica Fiable, certificado digital cualificado o mecanismo equivalente.
El Cliente deberá determinar si el mecanismo estándar de Redys Documents es suficiente para los documentos que pretende firmar.
Firma iniciada por administrador
Cuando un administrador inicie un flujo de firma para otro usuario, la existencia de dicha solicitud no equivale por sí sola a una firma. La acción deberá ser confirmada mediante los mecanismos de autenticación o verificación configurados para el firmante.
11.Registros de auditoría
La Plataforma puede conservar registros destinados a seguridad, trazabilidad y auditoría. Estos registros pueden incluir:
- Creación, modificación y eliminación de recursos
- Login y logout
- Aprobaciones y firmas
- Actualización de documentos
- Usuario responsable, compañía y área
- Fecha y hora, dirección IP, User-Agent y URL
- Tipo e identificador de entidad
- Valores anteriores y posteriores relacionados con modificaciones
Algunos registros podrán exportarse en formato CSV. El Cliente acepta que dichos registros forman parte de las herramientas de trazabilidad del Servicio.
12.Notificaciones y comunicaciones electrónicas
Redys Documents puede enviar comunicaciones relacionadas con el Servicio mediante correo electrónico, notificaciones dentro de la aplicación, WebPush, WhatsApp y otros canales habilitados.
El usuario podrá disponer de preferencias relacionadas con determinados tipos de notificación, canales y horarios laborales.
Las comunicaciones estrictamente necesarias para seguridad, autenticación, obligaciones contractuales o administración crítica de la cuenta podrán no estar sujetas a las mismas opciones de desactivación que las comunicaciones opcionales.
13.Integraciones con terceros
La Plataforma puede integrarse con servicios externos:
- Google OAuth — Para registro o autenticación mediante cuenta Google
- WhatsApp Business Platform — Funcionalidades de envío de mensajes o plantillas vía Meta
- WebPush — Notificaciones push a través de servicios de fabricantes de navegadores
- Infraestructura — Redys utiliza proveedores de hosting para el alojamiento del servicio
Redys no será responsable por interrupciones atribuibles exclusivamente a un proveedor externo cuando estén razonablemente fuera del control de Redys, sin perjuicio de adoptar medidas razonables para recuperar el Servicio.
14.Planes y condiciones comerciales
Redys Documents podrá ofrecer diferentes Planes con características, límites y precios distintos, diferenciados por número de usuarios, formularios, almacenamiento, reportes, integraciones, funciones administrativas, subdominio personalizado, soporte y condiciones especiales.
Los precios, periodicidad de pago, impuestos, límites, renovación, cancelación y demás términos comerciales aplicables serán los mostrados al contratar o los establecidos en la correspondiente propuesta, cotización, orden de servicio o contrato.
La falta de utilización del Servicio durante un periodo contratado no elimina automáticamente obligaciones de pago previamente adquiridas.
15.Subdominios personalizados
Determinados Planes podrán incluir un subdominio asociado al Cliente. El Cliente no adquiere derechos de propiedad sobre los dominios principales de Redys.
El subdominio deberá utilizarse exclusivamente en relación con Redys Documents y no podrá infringir marcas, suplantar terceros, contener expresiones ilícitas, utilizarse para fraude o afectar la reputación o seguridad de la Plataforma.
Redys podrá modificar o suspender un subdominio cuando exista una razón técnica, jurídica o de seguridad justificada.
16.Uso aceptable
Queda prohibido utilizar Redys Documents para:
- Infringir leyes
- Almacenar deliberadamente malware
- Atacar sistemas u obtener acceso no autorizado
- Evadir controles de seguridad
- Compartir cuentas de forma no autorizada
- Introducir contenido ilícito o vulnerar derechos de terceros
- Realizar ingeniería inversa cuando esté legalmente restringida
- Extraer masivamente información de otros Clientes
- Interferir deliberadamente con la disponibilidad del Servicio
- Utilizar la Plataforma para facilitar fraude o actividades delictivas
El Cliente no deberá intentar acceder a información perteneciente a otro tenant.
17.Datos del Cliente
Los documentos, formularios, respuestas, archivos, firmas, configuraciones y demás información que el Cliente introduzca legítimamente en Redys Documents continuarán perteneciendo al Cliente o a sus respectivos titulares. Redys no adquiere propiedad sobre dichos datos.
El Cliente concede a Redys una autorización limitada para alojar, procesar, reproducir técnicamente, respaldar, transmitir y presentar esos datos únicamente en la medida necesaria para prestar el Servicio, ejecutar las instrucciones del Cliente, proteger la seguridad de la Plataforma, proporcionar soporte y cumplir obligaciones legales.
18.Propiedad intelectual
Redys o sus respectivos licenciantes conservan los derechos sobre Redys Documents, código fuente, código compilado, APIs, diseño, interfaces, marcas, logotipos, componentes, documentación, estructura, funcionalidades y mejoras de la Plataforma.
La contratación del Servicio no transmite propiedad intelectual sobre la Plataforma. Se concede al Cliente únicamente un derecho limitado de utilización durante la vigencia de su acceso.
19.Seguridad
Redys adoptará medidas técnicas y organizativas razonables destinadas a proteger el Servicio. Entre las medidas actualmente utilizadas pueden encontrarse:
- Comunicación mediante HTTPS
- Hash de contraseñas mediante bcrypt o Argon2
- Hash de PIN de firma
- Autenticación mediante JWT
- Controles de autorización y aislamiento lógico multi-tenant
- Mecanismos de bloqueo y registros de auditoría
- Copias de seguridad
- Cifrado de determinados datasets sensibles mediante AES-256-CBC
- Controles de acceso a infraestructura
La existencia de estas medidas no permite garantizar que un sistema conectado a Internet sea absolutamente invulnerable. El Cliente deberá igualmente aplicar buenas prácticas de seguridad en sus usuarios y dispositivos.
20.Copias de seguridad y disponibilidad
Redys adoptará medidas razonables para mantener respaldos y capacidad de recuperación conforme a la arquitectura contratada.
Las copias de seguridad están destinadas principalmente a la recuperación ante incidentes y no constituyen un sistema de archivo individual para recuperar cualquier registro eliminado por un usuario.
Salvo que exista un acuerdo empresarial que establezca expresamente un SLA, Redys presta el Servicio bajo un modelo de esfuerzo comercial razonable (best-effort).
Redys no garantiza disponibilidad ininterrumpida del 100%. Podrán producirse interrupciones derivadas de mantenimiento, actualizaciones, incidencias de infraestructura, fallos de proveedores, problemas de Internet, acontecimientos de fuerza mayor, incidentes de seguridad o situaciones razonablemente fuera del control de Redys.
21.Suspensión y terminación
Redys podrá suspender temporalmente el acceso cuando exista incumplimiento material de estos Términos, falta de pago, riesgo para la seguridad, actividad ilegal, intento de acceso a otros tenants, fraude, abuso de infraestructura u obligación impuesta por autoridad competente.
Cuando sea razonablemente posible y no exista una emergencia, Redys procurará informar al Cliente antes de una suspensión.
El Cliente podrá terminar el Servicio de conformidad con las condiciones comerciales de su Plan. La terminación no elimina las obligaciones de pago devengadas previamente.
22.Exportación y eliminación de información
Mientras la cuenta permanezca activa, el Cliente podrá utilizar las funcionalidades de exportación disponibles según su Plan.
Cuando finalice la relación contractual, Redys podrá proporcionar al Cliente un periodo razonable para exportar su información antes de eliminarla o anonimizarla, salvo obligación legal de conservación, litigio, medidas de seguridad u obligaciones contractuales.
Las copias contenidas en sistemas de backup podrán desaparecer posteriormente conforme al ciclo normal de rotación.
23.Exclusión de garantías
Salvo garantías expresamente pactadas, Redys no garantiza que:
- El Servicio sea completamente libre de errores
- Cualquier configuración sea jurídicamente adecuada para todos los sectores
- Todas las alertas detecten cada riesgo posible
- Un reporte sustituya una auditoría profesional
- Una firma estándar satisfaga cualquier requisito jurídico especial
- El Servicio funcione ininterrumpidamente
El Cliente será responsable de validar sus procesos, formularios, límites, workflows y obligaciones regulatorias.
24.Limitación de responsabilidad
En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, Redys no será responsable por daños indirectos, incidentales, consecuenciales, pérdida de oportunidad comercial o pérdida de beneficios que no sean consecuencia directa e inmediata de un incumplimiento imputable a Redys.
Salvo dolo, responsabilidad que legalmente no pueda limitarse o disposición específica contenida en un contrato Enterprise, la responsabilidad acumulada de Redys no excederá el importe pagado por el Cliente durante los doce meses inmediatamente anteriores al acontecimiento que origine la reclamación.
Redys no será responsable por información incorrecta introducida por el Cliente, configuraciones realizadas por sus administradores, uso indebido de credenciales ni decisiones empresariales adoptadas exclusivamente con base en información introducida por el propio Cliente.
25.Confidencialidad
Redys tratará como confidencial la información no pública del Cliente a la que tenga acceso como consecuencia de la prestación del Servicio.
El acceso por parte del personal de Redys deberá limitarse a casos razonablemente necesarios para soporte, mantenimiento, seguridad, recuperación, investigación de incidentes, cumplimiento de instrucciones del Cliente o cumplimiento de obligaciones legales.
La obligación de confidencialidad sobrevivirá a la terminación de la relación cuando la naturaleza de la información así lo requiera.
26.Modificaciones del Servicio
Redys podrá actualizar la Plataforma para añadir funcionalidades, mejorar rendimiento, corregir errores, modificar interfaces, mejorar seguridad, adaptar la Plataforma a cambios tecnológicos o cumplir obligaciones legales.
Redys procurará evitar modificaciones que eliminen de forma inesperada funcionalidades esenciales de un Plan vigente. Cuando una modificación material afecte sustancialmente al Servicio contratado, Redys procurará comunicarla con anticipación razonable.
27.Modificaciones de estos Términos
Redys podrá modificar estos Términos cuando resulte necesario por cambios legales, regulatorios, comerciales, técnicos, operativos o de seguridad.
La nueva versión indicará su fecha de entrada en vigor. Cuando el cambio sea material para una cuenta de pago, Redys procurará comunicarlo mediante correo electrónico, notificación dentro de la Plataforma u otro medio razonable.
28.Legislación y jurisdicción
Estos Términos se regirán por las leyes de los Estados Unidos Mexicanos.
Salvo que una norma imperativa determine una competencia distinta, cualquier controversia derivada de estos Términos o del uso de Redys Documents será sometida a los tribunales competentes de Hermosillo, Sonora, México.
Las partes procurarán previamente resolver de buena fe cualquier controversia mediante comunicación directa.
29.Contacto
Para cuestiones relacionadas con estos Términos:
Redys Soluciones Tecnológicas
Redys Documents
Hermosillo, Sonora, México
contacto@redysdocuments.com